Wie nutzt man FindTime um einen Terminumfrage zu starten ?
Voraussetzungen
FindTime wurde für die FMH / SIWF Notebooks zentral installiert und steht im Outlook direkt zur Verfügung.
FindTime kann offiziell nur Besprechungen für jede Volle - oder Halbe Stunde abbilden. Besprechungen z.B. mit einer Startzeit 09:45 , oder 10:15 Uhr sind nicht möglich.
FindTime bietet ein administratives Interface für die Verwaltung aller Termine: https://outlook.office.com/findtime
Terminumfrage starten
1. Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook, fügen Sie Teilnehmer in den Feldern An und Cc (optionale Teilnehmer) hinzu und klicken Sie auf New Meeting Poll (Button im Ribbon Bereich)
2. Jetzt wird die FindTime-Abstimmung geöffnet. Wählen Sie die Besprechungsdauer, die Zeitzone, das Datum und die Zeit aus. Klicken Sie auf Weiter, wenn die Abstimmung fertig ist.
Hinweis: Die Farben zeigen, ob jemand verfügbar ist, möglicherweise beschäftigt ist oder beschäftigt ist. Dadurch können Sie einfach Zeiten auswählen, zu denen alle Teilnehmer als grün erscheinen. (für interne Mitarbeiter bei welchen der Status verfügbar ist)
3. Geben Sie im nächsten Schritt den Besprechungsort an. Wenn es sich um eine Online-Besprechung handelt und Ihre Organisation Microsoft-Teams verwendet, können Sie das Kontrollkästchen Teams-Besprechung aktivieren. Werfen Sie den letzten Blick auf die Abstimmung und klicken Sie auf "Zu E-Mail" wenn sie fertig ist
4. Senden sie nun die Mail an die Teilnehmer
5. Sobald alle eingeladenen
Benutzer die Zeit ausgewählt haben, sendet das Add-In die Besprechungseinladungen
in Ihrem Namen automatisch zu.
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